Dans cet Article
La gestion des impressions et diffusions des documents est cruciale pour garantir la qualité, la sécurité et la traçabilité des documents gérés ou générés par les systèmes SAP. Cette démarche consiste à transformer les formats natifs SAP en flux de données adaptés à l’impression et la diffusion, à superviser les files d’attente, à contrôler les canaux de sortie, tout en se conformant aux normes réglementaires applicables dans les secteurs d’activité à risques.
Cet article vous exposera les défis liés à la gestion des flux documentaires dans les industries régulées, les solutions SEAL Systems favorisant la conformité réglementaire, Vous apprendrez comment améliorer votre gestion des conversions, impressions et diffusions SAP grâce à des solutions certifiées SAP pour l’Output Management.
Les défis de la conservation, la gestion des impressions et distribution documentaire dans les industries réglementées
Dans les secteurs hautement réglementés tels que la pharmacie, la biotechnologie, la chimie, l’agroalimentaire, la défense, l’aéronautique, … la conservation et la gestion des impressions et diffusions documentaire sont des sujets critiques nécessitant des solutions éprouvées et certifiées SAP.
Normes et régulations strictes
Pour se conformer aux directives de qualité et sécurité émises par des organisations telles que la FDA, l’EMA, l’ANSM, ou l’OACI, ces industries doivent assurer une documentation précise de chaque étape du cycle de vie de leurs produits, de la recherche à la mise sur le marché. Chaque documentation produite doit être scrupuleusement validée, approuvée, signée et distribuée en suivant des protocoles stricts. Le moindre écart peut se solder par des sanctions, des pertes ou des dommages irréversibles à leur image.
Sécurité des données sensibles
Les solutions SEAL Systems au service de la conformité réglementaire
Face aux enjeux de la gestion de la conservation, l’impression et la diffusion documentaire SAP dans les secteurs soumis à des réglementations strictes, SEAL Systems propose des solutions de simplification, d’optimisation et de sécurisation des processus documentaires. Les solutions SEAL Systems s’articulent autour de trois domaines fondamentaux : des mécanismes de conversions éprouvés, la gestion des impressions et diffusions, la sécurisation des informations.
Conservation et archivage des documents SAP :
La législation ou les normes déterminent les durées de conservation et d’archivage des documents, variant avec le type de document, le secteur et le pays. Par exemple, la réglementation européenne 536/2014 exige que les documents d’essais cliniques soient conservés pendant au moins 15 ans après la conclusion de l’étude. Il est donc crucial pour ces industries de générer un format d’archivage assurant la pérennité, l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des documents. Quelles solutions pour convertir un ensemble de fichiers hétérogènes dans un format d’archivage long terme ?
L’Enterprise Conversion Server de SEAL Systems est une plateforme de conversion en PDF et PDF/A. Elle permet d’optimiser le partage et la conservation à long terme des documents d’entreprise. L’Enterprise Conversion Solutions permet aux entreprises de convertir divers formats de documents et de données en formats standardisés comme le PDF/A de manière rapide et fiable. Ces solutions sont conçues pour s’intégrer parfaitement dans les environnements d’entreprise existants, optimisant ainsi les processus de gestion documentaire. Le format PDF/A est une norme ISO pour l’archivage de documents électroniques. Contrairement au format PDF standard, le PDF/A est conçu pour garantir que les documents peuvent être reproduits exactement de la même manière à long terme. Pour ce faire, le PDF/A interdit certaines fonctionnalités courantes dans les fichiers PDF, telles que les liens dynamiques, les scripts JavaScript, et les polices non intégrées. Cela assure que les documents restent accessibles et lisibles, indépendamment des évolutions technologiques futures. Ce format est donc particulièrement adapté aux industries réglementées.
Gestion des impressions et diffusions SAP.
Les industries réglementées ont besoin de sécuriser et garantir la disponibilité de leurs services de gestion des impressions et diffusions de documents. Une traçabilité des diffusions est également essentielle. L’exploitation des informations doit être maîtrisée, des ajouts d’estampillages peuvent être nécessaires pour une exploitation des documents en dehors de leurs systèmes initiaux. Certains documents réglementaires sont indispensables pour réaliser des opérations de production, de contrôle de qualité, de maintenance, … ou pour assurer les livraisons. Sans ces documents les activités réglementées sont à l’arrêt. Comment garantir l’impression et la diffusion des documents SAP dans des contextes réglementés ?
En tant que partenaire SAP, SEAL Systems propose des solutions certifiées pour la gestion des conversions, impressions et des diffusions intégrées à SAP ECC et SAP S4HANA qui permettent aux entreprises réglementées de rationaliser et de centraliser leurs processus d’output management SAP.
Ces solutions simplifient la composition, la conversion, l’impression et la diffusion des documents SAP sans nécessiter de développement spécifique.
Les intégrations certifiées SAP proposées par SEAL Systems permettent de garantir une haute disponibilité et sécurité des services d conversion, d’impression et de diffusion des documents pour les industries réglementées utilisant SAP.
Les serveurs d’impressions Windows sont remplacés par la plateforme PLOSSYS, ce qui permet de rationaliser et sécuriser l’infrastructure Print des entreprises réglementées. L’ensemble des modules de la plateforme PLOSSYS, permettent de garantir la sécurité, la haute disponibilité, la compatibilité avec les différents modèles d’imprimantes et canaux de diffusions, et la transparence des flux documentaires.
Les intégrations uniques pour la génération de Dossiers métiers SAP permettent d’accompagner les activités des industries pharmaceutiques, de chimie, d’agroalimentaire, d’énergies, aéronautique et défense, … des documents indispensables. Ces solutions permettent de générer automatiquement des Dossiers Métiers SAP complets (formulaires + documents techniques ou réglementaires) qui peuvent être automatiquement imprimés ou distribués par email, FTP ou via des portails web, assurant une diffusion complète, rapide et sécurisée des documents. La solution couvre tous les processus métiers SAP : Achats, Ventes, Fabrication, Maintenance, ..
Conclusion
La maîtrise des flux documentaires SAP est cruciale dans les secteurs soumis à des réglementations strictes. Elle exige l’adoption de solutions éprouvées et certifiées pour simplifier, garantir et sécuriser la gestion des conversions, impressions et diffusions des documents SAP. Les solutions SEAL Systems adoptées par les industries réglementées, permettent de répondre aux impératifs de pérennité des informations, de haute disponibilité des services de diffusions, de compatibilité avec les différents périphériques, de sécurité et de rationalisation des infrastructure IT dédiées à l’Output Management SAP.