Dans cet Article
Le module SAP DMS
Le module SAP DMS (Document Management System) est une solution de gestion électronique des documents (GED) intégrée au sein de l’environnement SAP. Conçu pour référencer, gérer et associer des documents à vos processus métiers, SAP DMS se révèle être un atout indispensable pour les entreprises, notamment celles qui conçoivent et produisent des biens ou évoluent dans des industries réglementées
Qu’est-ce qu’une FID (Fiche Info Document) ?
La Fiche Info Document, ou Document Info Record, est l’objet central de SAP DMS. Il agit comme un conteneur pour les métadonnées relatives aux documents, appelés « originaux ». Parmi ces métadonnées, on trouve le nom du fichier, sa version, son indexation, et bien plus encore. L’un des principaux avantages de SAP DMS est la possibilité de lier ces objets documentaires à d’autres objets et processus SAP, facilitant ainsi une gestion cohérente et intégrée des informations au sein de l’entreprise.
Les Avantages de SAP DMS
Contrairement aux documents gérés comme simples attachements via les Generic Object Services (GOS), les documents dans SAP DMS bénéficient de fonctionnalités avancées telles que :
- Gestion des Versions : Les documents ne sont pas statiques et peuvent évoluer au fil du temps, avec des versions successives.
- Workflows de Validation : Les documents peuvent suivre des processus de validation, changeant de statut au fur et à mesure des approbations.
- Gestion des Accès : Seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les documents, grâce à un système de droits d’accès sophistiqué. Les groupes d’autorisations permettent de limiter les accès selon les profils des utilisateurs.
L’Utilité de SAP DMS pour les Industries
Bien que peu connu, SAP DMS est particulièrement utile pour les industries de conception et de production. Les documents tels que les plans CAO, les documents d’études et de mesures, les modes opératoires, et les consignes de sécurité sont essentiels tout au long du cycle de vie du produit (PLM). SAP DMS permet une gestion centralisée et sécurisée de ces documents critiques.
Transactions SAP DMS
Les transactions SAP DMS pour la gestion des documents incluent :
- CV01N : Créer un document
- CV02N : Modifier un document
- CV03N : Afficher un document
- CV04N : Rechercher un document
Les fichiers physiques peuvent être archivés dans le content server SAP ou dans un système de fichiers.
Pourquoi Utiliser SAP DMS ?
Intégrer la gestion documentaire dans SAP DMS présente de nombreux avantages. Vos processus métiers, qu’ils soient d’achats, de fabrication, de vente ou de maintenance, nécessitent des documents spécifiques. Souvent, les utilisateurs SAP doivent rechercher manuellement ces documents dans d’autres systèmes, ce qui peut être chronophage et sujet aux erreurs. Par exemple :
- Un acheteur peut avoir besoin d’un plan technique pour accompagner une commande.
- Un technicien peut nécessiter un mode opératoire pour effectuer une opération sur les machines de fabrication ou lors d’une maintenance.
Les Solutions SEAL Systems pour SAP DMS
SEAL Systems est un acteur majeur proposant des solutions éprouvées pour optimiser vos processus métiers avec SAP DMS. Découvrez nos services pour :
- Chargement en Masse de documents dans SAP DMS
- Conversion de Fichiers en PDF ou PDF/A en arrière-plan
- Génération de Dossiers Métier pour les Achats, Ventes, Fabrication, et Maintenance
Intégrer SAP DMS à vos processus métiers permet de gagner en efficacité, en traçabilité, et en sécurité, tout en assurant une gestion documentaire cohérente et centralisée. Ne laissez plus vos documents éparpillés et difficilement accessibles. Optez pour SAP DMS et SEAL Systems pour une gestion documentaire optimisée.
Contactez-nous :
Vous souhaitez en savoir davantage sur SAP DMS et les solutions SEAL Systems ? Nous sommes à votre disposition !