Dans cet Article
Pour toutes les entreprises et administrations, les impressions restent un élément essentiel des opérations quotidiennes. Cependant, les coûts associés à l’impression peuvent rapidement devenir une charge financière importante pour les entreprises. Comprendre la source de ces coûts est crucial pour une gestion efficace des ressources. SEAL Systems, leader dans les solutions de gestion des impressions et diffusions, nous éclaire sur les principaux facteurs qui influencent ces dépenses et les solutions pour maîtriser, sécuriser et rationaliser
l’infrastructure IT dédiée au Printing.
l’infrastructure IT dédiée au Printing.
La Source des Coûts Liés aux Impressions :
1. Coûts du Matériel et des Consommables
Le matériel d’impression, incluant les imprimantes, photocopieurs et scanners, représente une part importante des dépenses. L’acquisition initiale de ces appareils peut être coûteuse, et il est crucial de considérer les coûts sur le long terme, notamment la maintenance et les réparations.
Les consommables, tels que l’encre, le toner et le papier, constituent également une source de dépenses récurrentes. Les appareils d’impression nécessitent une maintenance régulière pour fonctionner de manière optimale. Les pannes et les dysfonctionnements peuvent non seulement entraîner des coûts de réparation élevés, mais aussi des interruptions de travail, réduisant ainsi la productivité. Les fabricants d’imprimantes proposent également des modèles de facturation en fonction des modèles d’imprimantes et des options, mais aussi des coûts liés aux usages, coût par page, en fonction des caractéristiques, des formats de pages, de la couleur, … et des prestations liées à l’exploitation, les Managed Print Services : services de maintenance, de réparation, de livraison et installation des toners…
2. Coûts logiciels et dépendance :
Les fabricants d’imprimantes accompagne leurs offres de services de solutions de gestion des impressions, des statistiques, … Des coûts logiciels sont également considérés, de façons séparé ou embarqués dans les coûts liés à l’usage. Opter pour le logiciel propriétaire du fabricant d’imprimantes peut parfois créer une dépendance entre les périphériques de sortie et la solution de gestion des impressions. Le changement de parc d’imprimantes peut s’avérer complexe et coûteux en gestion de projet et déploiement des périphériques mais également des logiciels de gestion des impressions.
Le choix d’une solution d’output management indépendante permet d’une part de choisir librement les marques et modèles d’imprimantes, notamment des modèles provenant de différents constructeurs en fonction des caractéristiques recherchées.
3. Coûts liés à l’infrastructure IT Printing :
Les besoins en impressions et diffusions de documents se sont multipliés avec l’évolution des activités des entreprises. Il a fallu multiplier le nombre de serveurs d’impressions afin de prendre en compte les volumes des demandes d’impression et le nombre d’imprimantes à gérer. Les serveurs d’impressions Windows, Linux CUPS ne peuvent gérer qu’un nombre limité d’imprimantes et de demandes d’impression. De plus, en fonction des applications ou systèmes à connecter, des serveurs dédiés sont mis en place, comme des serveurs pour les impressions Windows, des fermes de serveurs pour les environnements Citrix, des serveurs pour les impressions SAP, pour les environnements mainframe et enfin des serveurs pour gérer les impressions mobiles. Ces nombreux serveurs peuvent-ils être remplacés par une seule plateforme performante et compatible avec tous les environnements ?
3. Coûts d’exploitation et d’administration
Les coûts d’exploitation et d’administration sont souvent sous-estimés ou non comptabilisés alors qu’ils représentent une charge importante pour les équipes informatiques. Les appels pour des incidents liés aux impressions sont nombreux et les équipes d’assistance ne disposent pas de moyens pour identifier rapidement les raisons des erreurs et appliquer des solutions temporaire ou permanente. Les charges de gestion du parc imprimantes sont nombreuses, parmi elles, la déclaration et la suppression des imprimantes, la gestion des drivers, la gestion des serveurs d’impressions Windows, … La gestion du réseau ou des applications de sécurisation des accès.
4. Coûts de l’indisponibilité des services
Les coûts d’indisponibilité des services d’impressions et de diffusion des documents peuvent atteindre des pertes conséquentes pour certaines activités pour lesquelles les documents sont indispensables. Il peut s’agir d’une ligne de production, d’activités logistiques (documents de livraisons, des douanes, …), de documents réglementaires pour la maintenance de machines à l’arrêt … Toutes les industries réglementées sont également très sensibles à la maîtrise des flux d’impressions et de diffusions de leurs documents. Ces coûts sont réels et perceptibles par les sociétés concernées, la raison pour laquelle elles investissent dans des solutions d’output management robustes, performantes et avec une architecture redondante pour garantir une haute disponibilité des services d’impressions et de diffusions.
4. Coûts liés à la perte de productivité
Disposer des bons documents nécessaires à une activité, nécessite parfois une charge de recherche, de compilation et de diffusion importante. Certains systèmes (ERP, PLM, PDM, ECM, …) ne disposent pas en natif de fonctions de collecte des documents et de leur restitution dans le bon format et dans la bonne séquence. Certains systèmes ne disposent pas de fonctions pour convertir les fichiers natifs dans des formats adaptés au partage comme le PDF ou à l’archivage long terme comme le PDF/A. Certaines applications ou équipements (mobiles, …) ne disposent pas en standard de fonction de gestion des options d’impressions. Une solution d’output management peut combler ces fonctionnalités et permettre un gain de productivité pour les différentes activités de l’entreprise.
5. Coûts liés à la fuite ou la perte d’informations de l’entreprise
Les coûts de fuite d’informations financières sensibles, d’informations issues de la R&D, d’informations relatives aux employés, … sont également considérables et affectent directement le cœur de métier et la réputation de l’entreprise. Les entreprises et les administrations investissent énormément dans la sécurité des accès, des applications, des systèmes et des réseaux. Mais qu’en est-il des informations qui transitent par les flux d’impressions ? La question se pose pour les documents papier imprimés mais aussi des données d’impressions qui transitent des applications/ systèmes jusqu’aux imprimantes. Des protocoles sécurisés pour la gestion des flux d’impressions (IPPS, …) sont pourtant disponibles. Des droits d’accès administrateurs différenciés sont également possible afin de définir des droits par entités, par région, par département, … Il convient donc de ne pas négliger les flux d’impressions dans le cadre de la gestion de la sécurité.
Quelles solutions pour maîtriser, sécuriser et rationaliser l’infrastructure IT dédiée au Printing ?
SEAL Systems est expert en solutions logiciels pour les documents : conversion, impressions, diffusions, … Le dernier Livre Blanc « Enterprise Output Management, une seule solution pour la gestion des impressions et diffusions électroniques des documents de l’entreprise » décortique les coûts liés à la gestion des impressions et diffusions et propose des réponses concrètes via la plateforme PLOSSYS. Découvrez le contenu complet en demande le Livre Blanc. Découvrez comment PLOSYS, solution d’output management indépendante répond
aux différentes exigences :
– Compatible avec toutes les marques et tous les modèles d’imprimantes
– Haute disponibilité des services d’impressions et de diffusion
– Sécurité des flux de bout en bout, de l’application jusqu’à la sortie papier
– Conversions : retravailler les données d’impression pour les adapter aux périphériques ou aux canaux de diffusion souhaités
– Rationalisation de l’infrastructure IT en remplaçant tous les serveurs d’impressions en place (Windows, CUPS, …)
– Haute disponibilité des services d’impressions et de diffusion
– Sécurité des flux de bout en bout, de l’application jusqu’à la sortie papier
– Conversions : retravailler les données d’impression pour les adapter aux périphériques ou aux canaux de diffusion souhaités
– Rationalisation de l’infrastructure IT en remplaçant tous les serveurs d’impressions en place (Windows, CUPS, …)
Conclusion
La gestion efficace des coûts liés aux impressions est un défi complexe, mais essentiel pour la rentabilité des entreprises. SEAL Systems offre une expertise précieuse et des solutions innovantes pour aider les entreprises à comprendre et à maîtriser ces coûts. En adoptant une approche proactive et en utilisant des technologies avancées, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs dépenses, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle et leur impact environnemental.
Pour plus d’informations sur les solutions d’optimisation des impressions de SEAL Systems, demandez le Livre Blanc « Enterprise Output Management »