Distribution sécurisée de documents – Comment fonctionne le portail web ?

À l’ère de la dématérialisation, le papier reste un moyen sûr, mais relativement lent et coûteux en ressources quand il s’agit de de diffuser et partager des documents.

Distribuer des documents en toute sécurité ? Aucun problème avec le portail web de SEAL Systems ! Vous pouvez partager des documents numériques de tout type de manière sécurisée et traçable avec des utilisateurs enregistrés ou des destinataires d’un lien d’accès correspondant. Notifiez les destinataires par e-mail et envoyez-leur un lien d’accès au partage contenant les documents. Les destinataires peuvent être des utilisateurs ou des groupes enregistrés qui doivent s’authentifier pour accéder aux documents, ou des destinataires ad hoc qui reçoivent un lien d’accès spécifique. Ou des destinataires ad hoc qui reçoivent une URL spécifique et temporaire pour un accès ponctuel au partage.

Les utilisateurs peuvent prévisualiser les documents (les formats de fichiers courants sont pris en charge) et les télécharger individuellement ou dans leur ensemble sous la forme d’un fichier ZIP. Vous pouvez suivre l’accès aux documents par les destinataires à la fois par notification par courriel et par l’intermédiaire de l’API REST. Cela vous permet de partager des documents en nombre et en taille pratiquement illimités. Par défaut, nous utilisons un seau Amazon S3 ou un système de stockage compatible S3 ; nous pouvons connecter d’autres backends sur demande.

Cas d’application

Le portail web peut être relié directement aux processus commerciaux de nos clients via le moteur de distribution PLOSSYS®. Nos intégrations pour les solutions SAP® en particulier disposent ainsi d’un canal de sortie supplémentaire. Par exemple, il est possible de collecter automatiquement dans le logiciel SAP® tous les documents relatifs à un ordre de fabrication, un ordre d’achat ou un ordre de maintenance. Ils sont ensuite mis à disposition par voie électronique avec les bons d’acheminement, les bons de commande ou les instructions de travail correspondants. Vous pouvez ainsi distribuer les documents en toute sécurité !

En combinaison avec le moteur de distribution PLOSSYS®, vous pouvez convertir les documents dans un format standardisé, tel que PDF/A, avant leur distribution, afin que le destinataire puisse y accéder en toute sécurité.

Architecture

Le portail web de SEAL Systems est une application web en technologie cloud-native, c’est-à-dire qu’il est basé sur des microservices et suit les principes d’une application à 12 facteurs. En outre, il est basé sur le cadre client modulaire de SEAL Systems, qui se compose d’une partie serveur (également appelée « opérateur ») avec une API RESTful et une interface utilisateur pour l’application web. SEAL Systems propose plusieurs applications clientes basées sur le même cadre, que vous pouvez combiner et connecter en fonction du scénario de l’application. Le cadre fournit des fonctions de base et globales, tandis que les fonctions spécifiques à l’application du portail web sont mises en œuvre sous la forme d’un module serveur (également connu sous le nom de « service ») et d’une application d’interface utilisateur. Les services peuvent être fournis avec le service central ou avec un système dorsal. Le noyau du serveur et les modules communiquent via HTTPS en utilisant la même API RESTful.

SEAL Systems Client Framework

Le portail web a été conçu à la fois pour l’exploitation dans les environnements cloud et pour l’installation de serveurs sous Windows, SuSE ou RHEL. Une disposition distribuée multi-cluster avec équilibrage de charge et basculement est possible pour une disponibilité extrêmement élevée.

Architecture

Vous pouvez envoyer des courriels de notification à l’aide de la fonction d’envoi de courrier, qui est intégrée au portail web. L’utilisation du service de notification intégrée est facultative. Vous pouvez également créer et distribuer des notifications de manière indépendante, par exemple pour intégrer la notification dans des processus plus complexes ou d’autres procédures de messagerie. Le portail web fournit toutes les données nécessaires via l’API REST. SEAL System propose des outils appropriés pour créer des communications plus complexes sur la base d’un portail web.

Securité

Le portail web ne fait aucun compromis en matière de sécurité. La connexion et le contrôle d’accès sont basés sur OAuth2/OIDC et sont compatibles avec les IDP courants tels que AzureAD (Entra ID), Keycloak ou Auth0. Cela garantit également la prise en charge de l’authentification multifactorielle. Si des informations de connexion sont nécessaires pour accéder à des systèmes externes, elles peuvent être stockées dans un Keystore intégré, ce qui permet alors une authentification SSO transparente.

Les données en transit sont sécurisées par TLS, les destinataires de masse en état de marche peuvent être gérés par le transfert des données de sécurité. Les données commerciales peuvent être gérées par le transfert de données bancaires. Pour les applications présentant des exigences de sécurité élevées, le portail web peut être utilisé comme application informatique confidentielle dans un environnement IBM Hyper Protect. Ce portail confirme le caractère kryptographique de l’ensemble du cycle de vie et les données dans le lecteur (données utilisées) sont supprimées, ce qui correspond au niveau 4 de la norme FIPS 140-2 en matière de sécurité.

SEAL Systems accorde une grande importance à la sécurité des logiciels tout au long du processus de développement. Nous testons à la fois le cadre client et l’application du portail web dans le cadre de tests de sécurité automatisés complets dans un environnement de test dédié. Chaque processus de construction inclut des mises à jour automatiques des bibliothèques en amont présentant des problèmes de sécurité connus, et SEAL Systems utilise la gestion de la chaîne d’approvisionnement des logiciels (SBOM) pour les composants du cadre client.

Traduit avec www.DeepL.com/Translator (version gratuite)

Les avantages

• Facilité d’utilisation – Intégration transparente dans vos processus d’entreprise grâce au moteur de sortie PLOSSYS® ou au moteur de distribution PLOSSYS®.
• Votre contribution à la protection de l’environnement – Des économies significatives de papier
• Rapidité – Mettez vos documents à la disposition de vos destinataires internes et externes en appuyant simplement sur un bouton.
• Flexibilité – Accès depuis le lieu de travail, au bureau, à la maison ou avec des appareils mobiles
• Sécurité – En utilisant les dernières normes de sécurité, vous pouvez distribuer vos documents sensibles et confidentiels en toute sécurité.
• Facile à mettre en œuvre – Nous pouvons vous fournir le portail web sous la forme d’un logiciel en tant que service. Cependant, il peut également être mis en œuvre rapidement dans votre environnement.

Fiche d’information portail web

Pour en savoir plus sur les applications pour lesquelles le portail web de SEAL Systems est particulièrement adapté et sur son fonctionnement exact du point de vue de l’émetteur et du récepteur, consultez notre fiche d’information.